Нижегородская область, Городецкий район, п. Турбазы

Бронирование по телефону
8(831)61-200-27 Онлайн-бронирование

Организация конференций

30.01.2015

Конференция представляет собой деловое мероприятие, участники которого занимаются обсуждением проблем компании и разрабатывают стратегии их решений. В процессе встреч представляется отличная возможность обменяться опытом с представителями различных структур компании, пообщаться в неформальной обстановке гостям из разных отделов. По итогам конференции озвучиваются результаты и формируются основные тезисы.

Организация и проведение конференций – это трудоемкая задача, которая требует вмешательства специалистов, умеющих решать поставленные задачи. Подготовка к конференции – важный этап на пути к достижению результата, куда входит выбор конференц-зала, организация работы вспомогательного персонала, планирование работы и кофе-брейков.

Обычно конференция находится в ограниченных временных рамках, что приводит к повышенной напряженности в работе участников. Организатору важно не только грамотно подать информацию, но и создать комфортную атмосферу, позаботиться о многих организационных моментах и предвидеть форс-мажорные ситуации, которые непосредственно влияют на качество презентаций. В большинстве случаев успех и решение поставленных задач зависит от того, насколько комфортно и свободно будут ощущать себя участники.

В организацию входит не только аренда зала для конференций и подготовка аудио- и видеоаппаратуры, но и размещение приглашенных людей, организация транспорта для участников, разработка обеденной и развлекательной программы.

Процесс подготовки конференции включает в себя:

  1. планирование мероприятия;
  2. подготовка информационных данных, съемных носителей;
  3. выбор конференц-зала для проведения мероприятия;
  4. подготовка оборудования и обслуживающего персонала;
  5. предоставление транспорта для участников;
  6. распределение участников по гостиницам;
  7. разработка культурной и обеденной программы.

Соответствие каждому этапу организации – это сложный процесс, так как необходима четкая координация деятельности между поставщиками различных услуг. Конференц-зал должен полностью соответствовать уровню компании, иметь достаточно просторный зал, буфет или прилегающий ресторан. Если конференция организована в другом городе, необходимо заранее забронировать номера в гостинице для участников, разработать их досуг в свободное от основных мероприятий время.